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El ataque de los multitarea fue publicado en Protocol Bloggers Point el 2 de marzo de 2016. En él hacía alusión a la idea –bastante extendida entre la profesión- de que un un jefe de protocolo cuenta, entre sus múltiples habilidades con una que le hace único e irrepetible: ser multitarea. Lo que se puede hacer extensible al organizador de eventos. Desde entonces he seguido leyendo sobre este tema que recurrentemente aparece en comentarios de destacados miembros de la profesión tanto de protocolo como de organización de eventos.

Ser multi-algo: multitarea, multicultural, multidisciplinar, sigue estando de moda. A cualquier palabra le añades el “multi” y, por arte de Birlibirloque, uno se convierte en experto en todos los oficios implicados en la tarea desempeñada.

En el campo –mundo o universo, porque a exageraciones tampoco nos gana nadie- del protocolo y la organización de eventos esto se da mucho, tanto, que hasta nosotros mismos nos lo estamos creyendo. Y es que, al contrario de lo que muchos piensan, ser multitarea no nos transforma en un hombre del Renacimiento (erudito y culto, preocupado por el estudio de todas las disciplinas en el campo del saber) ni siquiera nos hace más productivos, más bien al contrario.

Los multitarea manifiestan  ser capaces de efectuar varias tareas de forma simultánea, en el mal entendido de que cuantas más actividades se desarrollen se es más creativo, competente y eficiente. Y van por la vida creyéndose el mismísimo Leonardo –Da Vinci– aunque alguno, cuando en su ignorancia menciona solo el nombre propio, seguro que piensa en Di Caprio.

¡Craso error!. Un jefe de protocolo o un organizador de eventos multitarea  son  individuos que se despistan con facilidad (quieren estar a todo y no se concentran en nada). Cambian constantemente de idea y no diferencian lo sustancial de lo insustancial, lo que disminuye su rendimiento. Quieren controlar todo y no responsabilizarse de nada. Cometen errores, no son eficaces y la calidad de su trabajo es baja.

Como diría mi abuela “quien mucho abarca, poco aprieta”, porque a este nivel no podemos hablar de personas que “valen lo mismo para arreglar un roto que un descosido”, por seguir al refranero. Valer para todo no es sinónimo de ser un buen profesional en todo, porque entonces sobrarían todas las demás profesiones.

No nos confundamos tanto un buen jefe –responsable, director, o como queramos llamarle- de protocolo como un buen organizador de eventos deberían:

  1. Tener conocimientos técnicos del campo en el que desarrollan su trabajo y un dominio de las  herramientas necesarias para realizarlo de forma eficaz. No porque tengan que hacer todo, sino para saber cómo hacerlo de la forma eficaz.
  2. Tener una visión clara del conjunto de lo que quieren organizar y qué deben hacer para llevarlo a cabo. Para ello deben ser capaces de descomponer todas y cada una de las fases de la organización de un evento y analizar las relaciones que hay entre ellas, tanto a nivel interno como externo.
  3. Y además deberán ser capaces de coordinar un equipo de forma eficaz, para por un lado distribuir todo ese trabajo que requiere el evento y a la vez conseguir que todos los miembros de su equipo estén motivados, alcancen sus objetivos y se desarrollen profesionalmente. Esto implica: capacidad de comunicación, gestión eficaz del tiempo, delegación de funciones y confianza en el equipo; es decir liderazgo.

Solo son tres habilidades, no se pide nada más. En definitiva, menos multitarea y más liderazgo. Menos intentar hacer todo y más  gestionar tareas, tomar decisiones, inspirar al grupo y motivar; con la vista puesta en los objetivos, no en uno mismo.

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